TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM MỚI: HÌNH THỨC, QUY TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới là bước đầu tiên giúp khách hàng tiếp cận với mặt hàng mới của doanh nghiệp.  Nó mang ý nghĩa và đóng góp nhiều vai trò quan trọng trong chiến lược marketing về lâu dài. Đó là lý do vì sao, ngay cả những thương hiệu nổi tiếng vẫn luôn làm mạnh tay ở buổi ra mắt sản phẩm.

Nói một cách ngắn gọn, thì tổ chức lễ ra mắt sản phẩm nhằm  tăng sự thu hút, tăng doanh thu về cho doanh nghiệp. Do đó, bạn cần lên kế hoạch tổ chức thật chuyên nghiệp để tăng sự uy tín cho sản phẩm, nâng giá trị thương hiệu cao hơn. Vậy có các hình thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới nào và cần chuẩn bị ra sao? Hãy cùng ATOZTour đi tìm hiểu chi tiết về quy trình thực hiện lễ ra mắt sản phẩm trong bài viết ngày hôm nay nào!

Lễ ra mắt sản phẩm mới là gì?

Lễ ra mắt sản phẩm mới ( Product Launch Event) là một sự kiện tổ chức nhằm quảng bá sản phẩm mới đến các khách hàng tiềm năng. Nó nằm trong chiến lược marketing của công ty, với mục đích tăng sự thu hút, nhận diện, quảng bá sản phẩm rộng rãi, thông qua khách mời là các đơn vị báo chí, truyền hình, đối tác và công chúng.

Theo đó, một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới có thể bao gồm nhiều chương trình, nhiều sự kiện khác nhau, diễn ra theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, nó cần phải đáp ứng được 3 nội dung chính là:

• Giới thiệu sản phẩm
• Trải nghiệm sản phẩm
• Chương trình giao lưu, tặng quà

Để đánh giá một buổi lễ ra mắt sản phẩm thành công không nên dựa vào tiêu chí doanh thu mà bạn cần chú trọng đến tiếng vang tạo ra, độ phổ biến, sức hút của chương trình tạo ra. Xác định rõ ràng mục tiêu, bạn sẽ tìm ra được hướng đi, cách tổ chức sao cho phù hợp nhất.

Ý nghĩa của tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Không hề đơn giản, khi mà hầu hết trong mọi lĩnh vực từ nghệ thuật, điện tử, làm đẹp,… đều quan tâm đến việc tổ chức lễ ra mắt khi có sản xuất xong một sản phẩm mới. Bởi lẽ, sự kiện này mang đến rất nhiều ý nghĩa, lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Giới thiệu sản phẩm mới đến với công chúng, công khai  hình ảnh vào tiềm thức của khách hàng
• Tăng độ nhận diện thương hiệu
• Là bước đầu tiên để sản phẩm mới tiếp cận thị trường
• Hình thức quảng cáo sản phẩm
• Tạo hiệu ứng truyền thông để phủ sóng sản phẩm trên nhiều kênh thông tin
• Tạo cơ hội trải nghiệm sản phẩm trực tiếp cho khách hàng

Lợi ích tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới 

Khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm thì mục tiêu hàng đầu là phải tạo được sự thu hút, chú ý mạnh mẽ đến những khách hàng tiềm năng. Từ đó, xây dựng nền tảng cho các chiến lược marketing phía sau, thúc đẩy tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Thế nhưng, đây không chỉ là sự kiện mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, mà nó còn tạo nhiều cơ hội trải nghiệm sản phẩm mới cho khách hàng. Cụ thể, những lợi ích tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới bao gồm như:

Đối với khách hàng

• Giúp khách hàng có trải nghiệm trực tiếp với sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định mua hàng khách quan
• Được cập nhật đầy đủ các thông tin về sản phẩm mà trên bao bì có thể không ghi
• Có cơ hội trao đổi trực tiếp với nhà sản xuất, giải đáp các thắc mắc liên quan đến sản phẩm
• Có cơ hội nhận được các phần quà, chương trình ưu đãi hấp dẫn từ thương hiệu
• Thưởng thức các chương trình văn nghệ đặc sắc

Đối với doanh nghiệp

• Tạo sự kết nối giữa sản phẩm mới với người tiêu dùng
• Cập nhật được phản hồi trực tiếp từ người dùng để cải thiện sản phẩm trước khi chính thức bán ra thị trường
• Tạo hiệu ứng truyền thông tốt, tăng độ phủ sóng cho sản phẩm
• Tăng độ uy tín, tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, khẳng định vị thế của sản phẩm trên thị trường
• Tạo nền tảng cho chiến lược marketing

Hình thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Có rất nhiều khách hàng mới khi tìm hiểu về cách tổ chức lễ ra mắt sản phẩm thường nghĩ rằng chỉ có một hình thức duy nhất là họp báo. Tuy nhiên, với sự phát triển của ngành marketing, hiện nay có rất nhiều cách để bạn giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng hiệu quả hơn nhiều.

Mặc dù rằng, họp báo luôn là phương tiện được lựa chọn nhiều nhất, nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả nhất. Tùy thuộc vào ngành hàng, sản phẩm kinh doanh mà bạn cần nghiên cứu để tìm ra loại hình tổ chức phù hợp. Cụ thể, dưới đây sẽ là 4 loại hình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm phổ biến nhất đang được áp dụng hiện nay:

Press Conference – Họp báo ra mắt sản phẩm mới

Dù nói thế nào, thì họp báo vẫn luôn được các doanh nghiệp ưu tiên, lựa chọn, bởi nó là kênh truyền thông uy tín, có độ phủ sóng rộng rãi trên nhiều phương tiện khác nhau. Doanh nghiệp sẽ cần mời các phóng viên, nhà báo của các cơ quan uy tín, nổi tiếng để giúp đưa thông điệp sản phẩm lan truyền chính xác.

Về phía doanh nghiệp, việc tổ chức họp báo cần diễn ra theo trình tự, nội dung nhất định, phải chuẩn bị thông điệp cụ thể cho sản phẩm đảm bảo thu hút, hấp dẫn. Đồng thời đưa ra các thông cáo báo chí chính thức cho sản phẩm, bao gồm và thông tin thương hiệu, tinh năng,..

Cách thực thực hiện

Mở sự kiện họp báo tại trung tâm tổ chức chuyên nghiệp với sự góp mặt của các khách mới chính là các kênh truyền thông.

Ưu điểm

• Chương trình tổ chức chuyên nghiệp, đẳng cấp
• Tăng độ uy tín cho thương hiệu, sản phẩm
• Thông tin truyền tải đến khách hàng rộng rãi hơn
• Giúp tiếp cận được các khách hàng lớn, các đối tác và nhà phân phối tiềm năng

Nhược điểm

• Quy mô tổ chức lớn
• Cần đầu tư nguồn kinh phí lớn
• Cần tìm được một công ty tổ chức sự kiện chất lượng cao

Event Launching – Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Thông thường event Launching sẽ được tổ chức sau khi sản phẩm đã chính thức được ra mắt trong họp báo, sản phẩm xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng. Lúc này, người tiêu dùng đã bắt đầu được tiếp cận với sản phẩm nhưng còn thiếu trải nghiệm, chưa có những đánh giá trực quan.

Do vậy, event launching là chương trình diễn ra các sự kiện ra mắt sản phẩm dành riêng cho khách hàng, các đối tác. Ngoài ra, để tăng hiệu ứng truyền thông, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục mời thêm báo chí để phát đi những thông điệp của buổi lễ.

Cách thức tổ chức

Sự kiện trải nghiệm sản phẩm mới với các nội dung chính là: Giới thiệu sản phẩm, trải nghiệm và cảm nhận sản phẩm của khách hàng, giao lưu giữa doanh nghiệp và khách hàng, tặng quà

Ưu điểm

• Giúp kết nối trực tiếp giữa khách hàng với sản phẩm và doanh nghiệp sản xuất
• Đưa đến trải nghiệm thực tế sản phẩm cho khách hàng
• Tăng tinh phổ biến cho sản phẩm, giúp tiếp cận được thêm nhiều khách hàng tiềm năng hơn
• Là cơ hội để doanh nghiệp lắng nghe cảm nhận từ người tiêu dùng để tiếp thu và thay đổi

Nhược điểm

• Chi phí tổ chức lớn vì cần chuẩn bị nhiều hàng mục như: mời nhà báo, phóng viên, chuẩn bị quà, setup trang thiết bị, hậu cần,…
• Cần tạo được nội dung thu hút, độc đáo, gây sự tò mò cho khách hàng để có được nhiều người tham gia

Roadshow – Công chiếu sản phẩm lưu động

Roadshow là sự kiện tổ chức ra mắt sản phẩm theo hình thức lưu động giữa nhiều địa điểm khác nhau. Hình thức này khá phổ biến, hay gặp nhất với các sản phẩm ngành điện tử, điện lạnh, gia dụng. Hiểu đơn giản về Roadshow chính là việc tổ chức show trên đường đi bằng cách gắn thông điệp, hình ảnh trên phương tiện di chuyển.

Hình thức thực hiện

Thực hiện giới thiệu sản phẩm theo hình thức lưu động trên đường, có thể tổ chức các hoạt động trải nghiệm tại các điểm dừng chân.

Ưu điểm

• Tăng độ phổ biến và tiếp cận được nhiều khách hàng hơn
• Kết hợp được nhiều hoạt động ngắn tại các điểm dừng chân
• Thay đổi địa điểm tổ chức liên tục
• Chỉ phù hợp với một số mặt hàng nhất định

Nhược điểm

• Ngoài nhân lực, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ phương tiện đi lại
• Tổ chức tốn kém và khó kiểm soát chương trình
• Gặp khó khăn khi xin phép tổ chức roadshow và các giấy tờ liên quan

Activation Sampling – Phát mẫu miễn phí dùng thử sản phẩm

Activation Sampling cũng  là một  hình thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm thông qua việc cho khách hàng sử dụng trực tiếp các dạng mẫu thử. Địa điểm được chọn để tổ chức thường diễn ra ở các trung tâm thương mại, các khu chợ lớn, các con đường hay cửa hàng tiêu dùng,…

Hình thức thực hiện

Doanh nghiệp lập các bốt cho khách hàng sử dụng sản phẩm miễn phí tại các địa điểm tụ tập đông người.

Ưu điểm

• Giúp khách hàng được tận mắt trải nghiệm sản phẩm, dùng mẫu thử để ăn uống trực tiếp
• Tăng độ phủ sóng sản phẩm
• Giúp tăng lượt đánh giá về sản phẩm
• Chi phí cho hoạt động này không quá cao, có thể tổ chức thường xuyên tại nhiều nơi cùng lúc để tăng độ phủ sóng

Nhược điểm

• Cần tổ chức các hoạt động gây sự náo nhiệt để tăng thu hút và chọn địa điểm phải tính toán cẩn thận để tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu
• Chỉ phù hợp với một số danh mục, ngành nhất định

Quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Như vậy có 4  hình thức để doanh nghiệp ra mắt sản phẩm mới, giúp tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, trong đó có hai hình thức mang lại hiệu quả cao nhất và mang tính chuyên nghiệp, đẳng cấp là họp báo và sự kiện ra mắt.

Vậy quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cần chuẩn bị những gì và phải thực hiện ra sao? Hãy để ATOZTour giúp bạn có thêm những ý tưởng mới bằng quy trình cơ bản dưới đây:

Xác định thông điệp muốn hướng đến cho sản phẩm

Điều đầu tiên trong khâu tổ chức là người thực hiện phải hiểu rõ về sản phẩm mới chuẩn bị ra mắt trong buổi lễ. Bạn sẽ cần biết:

• Sản phẩm thuộc danh mục nào, công dụng là gì?
• Khách hàng mục tiêu là ai?
• Thông điệp của sản phẩm muốn truyền tải đến là gì? Ưu điểm lớn nhất của sản phẩm
• Sự khác biệt giữa các sản phẩm cùng loại từ các thương hiệu khác

Lên danh sách khách mời tham dự

Bạn cần lên danh sách cụ thể các khách mời tham dự buổi lễ, trong đó cần sắp xếp liên hệ sớm với bên truyền thông, nhà báo để đặt lịch trước.

Xác định địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức cần được chú trọng cẩn thận về mặt hình thức, bởi qua đây công chúng có thể phần nào đánh giá được doanh nghiệp của bạn như thế nào. Bạn nên lựa chọn những không gian sang trọng, thoáng mát, rộng rãi, đường đi thuận tiện và nhất là phải phù hợp với nội dung, ý tưởng của buổi lễ.

Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp cần tính toán cẩn thận để chọn được ngày ra mắt phù hợp. Thông thường bạn hãy chọn vào những ngày cuối tuần trong khung giờ chiều bởi lúc này khách hàng sẽ có thời gian rảnh rỗi để dành cho việc tham dự sự kiện.

Lên ý tưởng tổ chức, ý tưởng thiết kế các ấn phẩm in ấn

Để tạo được sức hút cho người tham gia, bạn cần có được một ý tưởng tổ chức độc đáo, mới lạ, lựa chọn màu sắc chủ đạo, người đại diện, hình ảnh đại diện cho sản phẩm. Cùng với đó, lên bản thiết kế cho các ấn phẩm cần dùng như thiệp mời, banner, backdrop,….

Lên kịch bản chi tiết cho chương trình

Người lên kịch bản cần phác thảo đầy đủ nội dung chương trình diễn ra với bốn phần: Phần đón khách, phần khai mạc, phần giới thiệu sản phẩm và phần kết thúc chương trình. Bên cạnh là bảng timeline chi tiết cho từng hạng mục chương trình, dự trù thời gian diễn ra cho mỗi tiết mục và báo trước cho MC để phê duyệt, diễn tập.

Chạy quảng cáo, PR sự kiện

Trước ngày tổ chức lễ ra mắt sản phẩm ít nhất 1 tuần, bạn cần chạy quảng cáo hoặc PR sản phẩm để tạo sự chú ý, quan tâm của khách hàng về sản phẩm. Việc này sẽ nhằm thúc đẩy số lượng người tham gia, người mua hàng tại giai đoạn event launching.

Tập duyệt các chương trình văn nghệ, các tiết mục khai mạc

Nếu có thể, doanh nghiệp hãy tổ chức tập luyện các tiết mục văn nghệ để chuẩn bị cho chương trình giao lưu. Nếu doanh nghiệp không sử dụng chương trình nghệ thuật thì có thể thay thế bằng việc trình chiếu các hình ảnh, video về quá trình sản xuất sản phẩm cho người dùng khám phá.

Phân công công việc và lựa chọn nhân sự cho từng vị trí 

Người tổ chức buổi lễ cần phân chia các đầu việc rõ ràng cho từng bộ phận, phân công vai trò cho mỗi người  trong buổi lễ. Trong đó, sẽ có những vị trí cần chú trọng như sau:

• Ban tiếp đón khách mời
• Người dẫn chương trình
• PG & PB
• Ban ánh sáng, âm thanh, kỹ thuật
• Đội setup, thi công địa điểm tổ chức
• Đội hậu cần

Setup địa điểm tổ chức

Sau khi đã hoàn thành mọi công đoạn, bạn cần đến địa điểm tổ chức ít nhất 3 ngày trước khi buổi lễ ra mắt diễn ra để trang trí, decor lại không gian cho phù hợp.

• Khu vực tiếp đón khách mời: Cần có bàn check in, hoa gắn tham dự (nếu có), thảm đỏ dẫn vào sảnh chính sân khấu, hàng rào tạo đường đi
• Khu vực trên sân khấu: Chuẩn bị backdrop hoặc màn hình chiếu, chuẩn bị bộ bàn ghế ngồi sang trọng cho khách mời trò chuyện, kể về sản phẩm
• Khu vực dưới sân khấu: Có bàn ghế ngồi sạch đẹp cho khách mời tham gia

Tổng duyệt chương trình

Trước buổi lễ ít nhất 1 ngày, các bộ phần cần chuẩn bị và tổng duyệt chương trình ít nhất 1 lần trước khi diễn.

• MC cần chú ý dẫn dắt theo đúng thứ tự chương trình
• Tổng duyệt các tiết mục văn nghệ, múa lân chào mừng
• Kiểm tra lại chất lượng ánh sáng, âm thanh
• Sắp xếp chỗ ngồi cụ thể cho khách mời quan trọng

Kịch bản tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Nội dung 1: Đón tiếp khách mời

Ban tổ chức sự kiện sắp xếp ít nhất 3 người đứng tại vị trí cửa vào hội trường để thực hiện công việc đón tiếp khách mời đến, cụ thể tại 3 vị trí sau:

• Một người đứng chào ở cổng, hướng dẫn khách mời khu vực để xe và chỉ dẫn đường đi lên hội trường.
• Một người ngồi tại bàn check – in, ghi lại thông tin khách mời đến tham dự, và cài hoa (nếu có)
• Một người đứng trước cổng hội trường chào khách mời và hướng dẫn đường di chuyển vào sảnh chính và chỗ ngồi cụ thể

Nội dung 2: Khai mạc chương trình

• Tiết mục mở màn: Chọn múa lân để tạo không khí sôi động, hứng khởi cho buổi lễ
• MC bước ra và giới thiệu lý do có buổi lễ ra mắt sản phẩm mới
• Mc giới thiệu các vị đại biểu, khách quý đến tham dự
• MC giới thiệu vị đại biểu phía công ty lên có bài phát biểu khai mạc chương trình

Nội dung 3: Nghi thức ra mắt sản phẩm

Đây là phần quan trọng nhất của buổi lễ, tùy theo ý tưởng tổ chức, bên phía đại diện sẽ có những cách trình bày sản phẩm nhằm tạo ra sự nổi bật, dấu ấn sâu đậm cho người nghe. Người truyền tải thông tin phải là người hiểu rõ về sản phẩm, có kỹ năng thuyết trình để đưa được thông điệp đến khách hàng.

Nội dung 4: Trải nghiệm sản phẩm

Trải nghiệm sản phẩm sẽ là cách trực quan nhất để người tham dự đánh giá chất lượng, hiệu quả và cảm nhận các tính năng của nó. Với những sản phẩm đặc thù không thể sử dụng tại chỗ, bên phía công ty có thể đưa ra các kết quả của những cuộc thí nghiệm để làm bằng chứng.

Nội dung 5: Giao lưu, trả lời phỏng vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng

Đây là phần tự do thảo luận giữa nhà báo, khách hàng với bên phía đại diện của công ty. Người đứng ra đại diện phải là người được chỉ định trước, chuẩn bị đầy đủ các phương án trả lời từ trước, hiểu rõ về công ty và sản phẩm mới.

Nội dung 6: Kết thúc chương trình

• Chương trình tặng quà đến quý khách tham dự
• MC giới thiệu đại diện công ty lên có lời cảm ơn và kết thúc chương trình
• Tiễn khách

ATOZTour – Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới tốt nhất 2023

ATOZTour là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện có quy mô lớn, là địa chỉ uy tín hàng đầu cho các công ty đối tác. Mang trong mình những ưu thế nổi bật vượt trội, ATOZTour tự tin mang đến những sự kiện đẳng cấp, chuyên nghiệp, đầy sáng tạo, mang đậm dấu ấn riêng của mỗi doanh nghiệp.

Những lý do khiến bạn nên chọn ATOZTour

• Có nguồn nhân sự dồi dào: Với hơn 30 nhân sự chính thức và hơn 79 cộng tác viên chạy chương trình
• Nhân sự có chuyên môn giỏi: ATOZTour hỗ trợ MC, PG – PB, nhân sự trang điểm sự kiện, vũ đoàn, nhóm múa, đoàn múa lân sư rồng,….
• ATOZTour cung cấp đầy đủ thiết bị sự kiện: Sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế sự kiện, cổng hơi, đồ trang trí
• Cung cấp dịch vụ Media sự kiện chuyên nghiệp, giúp bạn ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng trong buổi lễ

ATOZTour là đối tác quen thuộc của các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước, cung cấp giải pháp cho hơn 100 công ty trong và ngoài nước mỗi năm. Chúng tôi với hơn 1900 dự án đã được hoàn thành và nhận về những đánh giá tốt, góp phần tạo danh tiếng, tăng doanh thu cho công ty sau mỗi dự án tổ chức lễ ra mắt sản phẩm.

Những con số biết nói này chính là những niềm tự hào của ATOZTour trong nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. 

Hy vọng, trong dự án tổ chức lễ ra mắt sản phẩm sắp tới, ATOZTour sẽ có cơ hội được cùng bạn tạo dựng lên một sự kiện đẳng cấp, đầy ấn tượng.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0917433888

Website: https://atoztour.com.vn/