TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH: KỊCH BẢN, KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH HẤP DẪN NHẤT
Tổ chức lễ khánh thành là nét đẹp văn hóa của người Việt từ xa xưa, là hoạt động không thể thiếu trong ngành xây dựng. Nó không chỉ là hoạt động tâm linh, đánh dấu một khởi đầu mới nhiều suôn sẻ mà còn là dịp để chủ sở hữu công trình thể hiện hình ảnh cá nhân, quá đó xây dựng các mối quan hệ đầy tiềm năng với các đối tác. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu ý nghĩa thật sự cũng như các bước xây dựng một lễ khánh thành chu toàn. ATOZTour sẽ giúp bạn có được những thông tin đầy đủ nhất về lễ khánh thành nhé.
Tổ chức lễ khánh thành là gì?
Tổ chức lễ khánh thành là dấu mốc mở ra những khởi đầu mới cho công trình xây dựng. Đây là hoạt động ý nghĩa của không chỉ Việt Nam. Nhiều nước phương Tây có nền kinh tế phát triển cũng rất chú trọng tới hoạt động này.
Nhiều người hay nhầm lẫn lễ khánh thành với lễ khai trương. Kỳ thực đây là 2 hoạt động khác nhau. Trong đó, lễ khai trương thường dùng cho các hoạt động buôn bán, kinh doanh. Còn lễ khánh thành là bước nhất định phải có khi công tác thi công công trình đã đi đến sự
hoàn thiện. Vì thế dù công trình có quy mô lớn hay nhỏ thì chủ sở hữu đều cố gắng tổ chức một lễ khánh thành phù hợp với điều kiện với ước mong sẽ có được thật nhiều may mắn, thuận lợi.
Ngày nay, với tâm lý phú quý sinh lễ nghĩa, những lễ khánh thành thường được tổ chức rất long trọng với quy mô lớn. Sự ảnh hưởng của lễ này không chỉ dừng ở mức nội bộ mà nó còn thu hút sự chú ý, quan tâm của một khu vực, một ngành hàng. Đôi khi lễ khánh thành cũng nhận được sự ưu ái quan tâm của báo chí và dư luận. Với sự lan tỏa ấy, cũng dễ hiểu khi nhiều chủ sở hữu coi lễ khánh thành là dịp để đơn vị quảng cáo hình ảnh, thể hiện sự đẳng cấp, chuyên nghiệp của mình. Rất nhiều mối quan hệ cũng được mở ra sau khi lễ khánh thành kết thúc. Ngoài ra, nhiều đơn vị cũng lấy lễ khánh thành là dịp để tri ân khách hàng thân thiết, những đối tác quan trọng của mình. Vì lẽ đó, hoạt động khánh thành đang ngày càng được chú trọng với những bước tổ chức chuyên nghiệp hơn.
Kịch bản tổ chức lễ khánh thành
Kịch bản tổ chức lễ khánh thành thường được xây dựng khá linh hoạt dựa trên những đặc điểm, phương thức hoạt động của công ty. Đôi khi màu sắc cá nhân của những người đứng đầu công ty cũng được in dấu trong lễ khánh thành. Tuy nhiên, dù được tổ chức như thế nào thì các lễ khánh thành đều được xây dựng trên 1 khung chung nhất đó là phần lễ và phần hội.
1. Phần lễ
Phần lễ thường được tổ chức mang tính nội bộ, hạn chế người tham gia nhằm có được sự uy nghiêm, trang trọng nhất định. Theo tín ngưỡng của người Việt ta thì mỗi khu đất đều có các vị thần cai quản. Vì thế trước khi bắt đầu những hoạt động trên khu vực đất ấy thì cần phải có sự báo cáo với vị thần này, mong ngài che chở, phù hộ để công việc được thuận lợi, may mắn.
Phần lễ trong lễ khánh thành sẽ được tổ chức vào ngày – giờ đẹp nhất đã được chọn lựa dựa trên tuổi của chủ sở hữu. Đồ cúng ngoài hương – hoa – đèn – rượu thì còn có vàng mã. Bạn có thể mời thầy tới cúng hoặc tự cúng dựa trên bài văn khấn có sẵn. Tuy nhiên bạn nên nhớ không phải mâm cao cỗ đầy mới là tốt, quan trọng bậc nhất vẫn là cái tâm của chủ sở hữu công trình.
2. Phần hội
Phần hội sẽ được xây dựng đơn giản hay hoành tráng dựa vào kinh phí tổ chức. Các bước bao gồm văn nghệ chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, báo cáo kết quả và cuối cùng là cắt băng khánh thành. Phần hội diễn ra với màu sắc trang trọng, tươi vui và chu đáo. Trong suốt quá trình diễn ra ai cũng cố gắng để không có sự cố nào. Bởi theo quan niệm từ xa xưa bất cứ điều gì không hay xảy ra trong lễ khánh thành cũng là một dấu hiệu bắt đầu không mấy thuận lợi.
Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành
Về mặt lý thuyết thì xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khánh thành không khó với những khung có sẵn. Tùy là khánh thành hạng mục gì thì biến tấu ra. Tuy nhiên làm sao để có một lễ khánh thành không sai sót, khiến tất cả các thành phần tham gia đều cảm thấy mình được coi trọng là điều không đơn giản. Đấy cũng là lý do để các công ty, doanh nghiệp tìm đến các công ty tổ chức sự kiện với mong muốn có được 1 kế hoạch tổ chức bài bản nhất, hoàn thiện nhất.
Thời gian qua, ATOZTour đã giúp các đối tác thực hiện nhiều lễ khánh thành, để lại hình ảnh đẹp trong mắt đối tác. Dưới đây là những kế hoạch tổ chức lễ khánh thành mà ATOZTour đã xây dựng.
– Lên danh sách khách mời một cách cụ thể: Việc lên danh sách khách mời này sẽ giúp chúng ta luôn ở thế chủ động trong chính chương trình mình tạo ra. Lên danh sách sẽ giúp công tác tiếp đón được chu đáo đồng thời cũng sẽ có những căn cứ để có thể dự trù kinh phí sát nhất, tránh lãng phí.
– Xác định địa điểm – thời gian: Địa điểm thường là khu vực khánh thành. Tuy nhiên cần phải có những tính toán về không gian để có được một khu vực tổ chức thu hút được sự quan tâm của nhiều người lại rộng rãi, thoáng đãng, không làm phiền tới những khu vực xung quanh. Ngoài ra cũng cần tính đến các phương án thời tiết nếu tổ chức ngoài ngoài trời hay sảnh không có mái che.
Về thời gian, có thể tham khảo lịch vạn niên để tìm được ngày – giờ đẹp hợp với gia chủ. Nếu được tổ chức vào những dịp cuối tuần thì đó sẽ là may mắn vì nhiều người sẽ có điều kiện tham gia.
– Lên dự toán về chi phí: mục này tùy thuộc vào khả năng của chủ sở hữu tuy nhiên bạn nên lưu ý nếu có sự tư vấn từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn sẽ tiết kiệm được những chi phí không cần thiết. Điều này là vô cùng có ý nghĩa nhất là trong thời điểm dịch bệnh, kinh tế khó khăn như hiện nay.
– Lên khung chương trình: Khung chương trình được xây dựng dựa trên tính chất của từng công trình và yêu cầu của chủ sở hữu. Nếu là những công trình mang tính tâm linh thì yêu cầu sự nghiêm túc, kính cẩn. Nhưng nếu là công trình giải trí, hướng tới nhóm đối tượng là người trẻ thì bắt buộc phải có yếu tố sôi động với nhiều biến tấu về màu sắc, âm thanh. Có thể xây dựng những trò chơi nhỏ để gắn kết mọi người cùng tham gia, cũng là cách tạo không khí vui vẻ cho lễ khánh thành. Cần thành lập một nhóm người cùng nhau lên khung chương trình để có được trí tuệ tập thể từ đó tạo nên những màu sắc đa dạng cho buổi lễ.
– Những khâu chuẩn bị khác: Ngoài ra bạn cũng cần chuẩn bị những vấn đề như xin giấy phép được tổ chức các chương trình mang tính sự kiện, tiến hành tuyên truyền – quảng cáo sự kiện sắp diễn ra tại mạng xã hội hoặc phát tờ rơi. Cũng cần có phương án sắp xếp các nhân sự phù hợp với từng đầu việc. Khi mọi việc đã ổn định, khung chương trình đã có thì cần thiết phải có những tổng duyệt trước thời khắc quan trọng diễn ra. Điều này giúp cho các bộ phận không bị bỡ ngỡ, tránh những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra trong buổi lễ quan trọng.
Cách tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành sẽ được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau. Nhưng tất cả đều chung một thông điệp đó là toát lên sự vui vẻ, hứng khởi, tạo đà cho những khởi đầu mới. Theo đó lễ khánh thành sẽ được tổ chức với các bước cụ thể như sau:
1. Khâu chuẩn bị ban đầu
Việc chuẩn bị này bao gồm chuẩn bị sân khấu, âm thanh, ánh sáng, đội ngũ đón tiếp, bài diễn văn…Sự chuẩn bị càng chu đáo thì sẽ càng có được nhiều sự chủ động trong suốt buổi lễ.
Trong đó sân khấu có lẽ là cần chuẩn bị kỹ càng nhất. Có thể thiết kế sân khấu theo nhiều ý tưởng khác nhau. Nhưng nên đồng nhất trong màu sắc để có được sự hài hòa. Theo đó màu sắc thông dụng nhất là màu đỏ – sắc màu mang lại sự may mắn. Ngoài ra, nhiều đơn vị cũng lấy màu sắc trong logo nhãn hiệu để làm màu chủ đạo. Điều này sẽ giúp cho sân khấu mang đậm màu sắc thương hiệu doanh nghiệp.
2. Tiếp đón khách mời
Đội ngũ đón tiếp khách mời bắt buộc phải mặc trang phục lịch sự, khuôn mặt niềm nở và được chia thành nhiều nhóm nhỏ như đón khách ở khu vực bên ngoài, hướng dẫn khách vị trí gửi xe, tiếp nhận quà – ghi danh khách mời, giúp khách tìm đúng vị trí ghế ngồi của mình hoặc giúp khách có được những vị trí chụp ảnh lưu niệm đẹp nhất. Việc chia đội trong đón tiếp khách mời này có thể giúp chúng ta hỗ trợ khách mời một cách tối đa, giúp khách cảm thấy mình được tôn trọng trong buổi lễ, xóa tan cảm giác lạc lõng dù đi 1 mình hay đi theo nhóm người.
Có những lễ khánh thành giới hạn khách mời tham gia hoặc yêu cầu khách mời phải tuân thủ những yêu cầu về trang phục. Khi đón tiếp cần đội ngũ đón tiếp chuyên nghiệp, khéo léo để giúp những vị khách có thể nắm được tinh thần chung, để buổi lễ không bị lộn xộn.
3. Văn nghệ chào mừng
Những tiết mục văn nghệ có thể là hát múa tập thể hoặc những tiết mục xiếc, ảo thuật…nhằm khuấy động không khí của buổi lễ. Lưu ý nên lựa chọn chủ đề văn nghệ có nét tương đồng với nội dung buổi lễ. Phần văn nghệ có thể kéo dài từ 15 đến 20 phút, không nên quá ngắn hay quá dài để người thưởng thức có được sự háo hức và không thấy quá nhàm chán.
Ngày nay, nhiều lễ khánh thành còn có tiết mục múa lân – sư tử truyền thống vô cùng sôi động. Hình tượng lân rồng là biểu tượng của tài lộc, sung túc. Các tiết mục có thể tham khảo đó là múa độc chiếm ngao đầu, múa song hỷ, múa tứ quý Long Hưng. Đặc biệt, được ưa chuộng bậc nhất là múa tam tinh với 3 con lân với 3 màu vàng – đỏ – đen biểu trưng cho Phúc – Lộc – Thọ là điều mà cuộc sống đang hướng tới. Sự có mặt của những tiết mục này sẽ mang lại sự vui vẻ, thư giãn cho những người tham gia buổi lễ.
4. Tuyên bố lý do buổi lễ
Người dẫn dắt các chương trình trong buổi lễ yêu cầu không chỉ hoạt ngôn mà cần có chất giọng truyền cảm, dễ nghe. Người dẫn dắt sẽ mời đại biểu lên bày tỏ cảm xúc và một vài khách tham dự lên chia sẻ suy nghĩ cá nhân. Tất cả những người lên phát biểu đặc biệt là những vị khách mời nên được báo trước để có sự chuẩn bị kỹ càng, tránh những lúng túng làm hỏng không khí nghiêm túc của buổi lễ.
5. Cắt băng khánh thành
Đây có lẽ là thời khắc mà tất cả đều mong chờ, là thời điểm quan trọng mang tính quyết định của buổi lễ. Những vị trí chủ chốt, những khách mời danh dự sẽ được mời lên để cắt băng khánh thành – hành động có ý nghĩa thiêng liêng thể hiện sự bắt đầu mới.
Tiếng kèn, tiếng trống, pháo hoa nổ sẽ càng khiến không khí trở nên vui vẻ, long trọng. Tuy nhiên cũng cần đảm bảo sự an toàn cho các quan khách nhất là khi sử dụng pháo hoa trong buổi lễ.
6. Chụp ảnh kỷ niệm, trao quà lưu niệm
Buổi lễ khánh thành thành công là một dấu mốc quan trọng vì thế cần lưu lại những hình ảnh để làm tư liệu sau này. Nên chuẩn bị một người chuyên phụ trách chụp ảnh để có thể ghi lại những hình ảnh trước, trong và sau lễ khánh thành.
Ngoài ra, ban tổ chức nên chuẩn bị những món quà nhỏ mang tính lưu niệm để tặng quan khách. Hành động nhỏ nhưng thể hiện sự tri ân, lời cảm ơn đã tới tham dự, chúc mừng tới sự kiện ngày hôm nay. Kết thúc chương trình có thể mời du khách tham dự tiệc mặn hoặc ngọt phụ thuộc vào ý đồ và điều kiện tổ chức của từng đơn vị.
Lễ khánh thành không chỉ dừng lại ở một buổi lễ mà thông qua đó bộ mặt của một đơn vị cũng được thể hiện rõ nét, giúp nâng tầm vị trí trong mắt đối tác. Vì thế dù công trình lớn hay nhỏ cũng cần phải có sự đầu tư đúng mức cho lễ khánh thành. Đúng mức ở đây cũng không có nghĩa là quá phô trương, hình thức dẫn đến lãng phí. Điều quan trọng nhất là sự bài bản – chủ động và chuyên nghiệp. Để có được điều này, bạn hãy liên hệ với ATOZTour . Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, trách nhiệm, có chuyên môn, chúng tôi sẽ giúp quý công ty có được buổi lễ khánh thành trang trọng, ấm cúng, mang đầy đủ thông điệp mà quý công ty hướng tới.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0917433888
Website: https://atoztour.com.vn/
