TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG: KỊCH BẢN, KẾ HOẠCH TỔ CHỨC ĐỘC ĐÁO

Tổ chức lễ khai trương là khởi đầu mới cho doanh nghiệp, mà theo các cụ ta có nói “đầu xuôi thì đuôi lọt” nên bạn hãy lên kế hoạch thật chỉn chu để buổi lễ diễn ra thuận lợi. Vậy kế hoạch tổ chức lễ khai trường cần làm những gì, nên chuẩn bị kịch bản như thế nào để buổi ra mắt thương hiệu trở lên thu hút và hấp dẫn? 

Dù là một brand lớn hay một doanh nghiệp vừa, một cửa hàng nhỏ thì chỉ với những công thức tổ chức lễ khai trương mà ATOZTour gợi ý dưới đây, cũng sẽ giúp bạn có được một khỏi đầu tốt đẹp. Hãy cùng theo dõi và ghi chú lại những điều quan trọng nhất nào!

Tổ chức lễ khai trương là gì?

Tổ chức lễ khai trương – Grand Opening là một sự kiện đánh dấu sự ra đời của một doanh nghiệp. Đây là ngày doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu của mình đến với các khách hàng, người thân, đối tác.

Ngày khai trương không chỉ mang ý nghĩa của sự khởi đầu, mà với người Việt mình nó còn có nhiều lợi ích về phong thủy, tâm linh. Do vậy mà thường chủ doanh nghiệp sẽ xem ngày, chọn giờ lành, ngày tốt để tổ chức lễ khai trương. Với mong muốn có một đời làm ăn may mắn, thuận buồm xuôi gió, phát đạt.

Hơn nữa, quy mô của doanh nghiệp cũng phần nào được thể hiện thông qua lễ khai trương, là dịp để đối tác quan sát và khai thác những tiềm năng mới và giúp thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng. Do vậy mà bạn hãy chuẩn bị tổ chức lễ khai trương thật chu đáo, nội dung độc đáo.

Kế hoạch tổ chức lễ khai trương hấp dẫn

Việc đầu tiên để có được một lễ khai trương thành công thì khâu lên kế hoạch phải thật chi tiết. Theo đó, bạn sẽ cần làm theo các hạng mục sau đây:

Quy mô tổ chức lễ khai trương

Để lên kế hoạch được chi tiết nhanh, doanh nghiệp cần xác định được quy mô tổ chức lễ khai trương ở mức độ nào.

• Quy mô lớn: Phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các buổi lễ tổ chức với lượng khách mời trên 100 người, có các nhân vật quan trọng tham dự
• Quy mô vừa và nhỏ: Phù hợp với những cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, lẻ, vừa, số lượng khách mời dưới 100 người tham dự, đối tượng chính là gia đình, nhân viên, một số đối tác.

Từ đó, với những quy mô tổ chức lớn, bạn cần lên kế hoạch ít nhất từ trước 2 tháng và quy mô vừa, nhỏ thì cần trước ít nhất 2 – 3 tuần. Có như vậy mới đủ thời gian cho các khâu tổ chức phía sau chuẩn bị kịp thời.

Lên danh sách khách mời tham dự

Sau khi dự đoán số lượng khách mời khoảng bao nhiêu để xác định quy mô, việc mà doanh nghiệp cần thực hiện tiếp theo sau chính là lên danh sách khách mời cụ thể. Đây là bước cực kỳ quan trọng, là những người chứng kiến, trực tiếp tham gia vào buổi lễ.

Phụ thuộc vào mục đích mà doanh nghiệp mong muốn buổi tổ chức lễ khai trương đạt được mà số lượng khách mời, thành phần khách mời sẽ khác nhau. Ngoài ra, nó còn chịu ảnh hưởng vào mặt hàng kinh doanh thuộc lĩnh vực nào, khách hàng tiềm năng là những ai.

Bạn có thể dựa vào các mục sau đây để lên danh sách khách mời chi tiết:

• Đối tác
• Các nhân vật quan trọng như: người đại diện nhãn hàng, các cán bộ nhà nước,…
• Người thân
• Bạn bè
• Nhân viên
• Khách hàng

Chọn ngày tổ chức lễ khai trương

Người Châu Á nói chung hay người dân Việt Nam mình nói riêng thường có thói quen chọn ngày cho các dịp đại sự như cưới xin, làm móng nhà và nhất là khai trương. Không phải mê tín nhưng thật đúng “có kiêng có lành”, chuyện làm ăn là chuyện hệ trọng, nên ít nhiều cũng hay xem để kiêng được những ngày không tốt.

Thông thường, khi tổ chức lễ khai trương, người ta sẽ tránh các ngày Tam Nương, Nguyệt Kỵ,  Dương Công kỵ,  Thọ tử, sát chủ dương, vãng vong và hắc đạo.

Cụ thể vào năm 2023, bạn cần tránh khai trương vào những ngày sau:

• Ngày Tam Nương: Các ngày 3,7,13,18, 22, 27 âm lịch hàng tháng.
• Ngày nguyệt kỵ: Các ngày 5, 14, 23 âm lịch hàng tháng.
• Ngày dương công kỵ: 13/1, 11/2, 9//3, 7/4, 5/5. 3/6, 8 và 29/7, 27/8, 25/9, 23/10. 21/11. 19/12.
• Ngày thọ tử: Mỗi tháng có một ngày.
• Ngày sát chủ: Ngày tý/ tháng 1, ngày sửu/ tháng 2, 3 , 7, 9, ngày tuất/ tháng 4, ngày thìn/ tháng 6, 10, 12, 5, 8.

Địa điểm tổ chức lễ khai trương

Sau khi đã chọn được ngày, lên đủ danh sách khách mời, việc tiếp theo trong kế hoạch tổ chức lễ khai trương chính là địa điểm. Thông thường, trong mỗi sự kiện sẽ có hai phần chính là “phần lễ” và “phần Gala Dinner”.

• Phần lễ: Bao gồm văn nghệ chào mừng, tuyên bố lễ khai trước, giới thiệu đại biểu, nghi thức cắt băng khánh thành
• Phần Gala Dinner: Bữa tiệc ăn uống và các trò chơi, văn nghệ

Vậy nên, địa điểm tổ chức cần phục vụ được hai phần lễ này, đảm bảo độ rộng, đủ chỗ cho khách mời ngồi, có sân khấu riêng và khu vực để ăn uống.

Nếu lễ khai trương có quy mô nhỏ, địa điểm cửa hàng đáp ứng được nhu cầu phục vụ hai phần buổi lễ thì bạn nên tổ chức ngay tại đó. Việc này vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa giúp giới thiệu cơ sở, không gian làm việc cho mọi người. Tuy nhiên, đa phần chỉ có các doanh nghiệp mở nhà hàng, quán ăn, hay công ty tại gia mới nên chọn theo hình thực này.

Còn lại, với những trường hợp quy mô tổ chức lớn, muốn mang đến không gian rộng rãi, chuyên nghiệp, bạn sẽ cần thuê các địa điểm chuyên tổ chức sự kiện gần đó. Từ đó lên kế hoạch để hai phần của buổi lễ diễn ra suôn sẻ, luân chuyển vị cho khách mời thuận tiện.

Phác thảo kịch bản tổ chức lễ khai trương

Khi đã chốt được địa điểm tổ chức lễ khai trương, khảo sát vị trí, độ rộng, sân khấu bạn cần phác thảo kịch bản sẽ có những tiết mục nào.Trong đó ba vấn đề quan trọng nhất cần bạn trả lời đó chính là:

• Bạn có tổ chức lễ cắt băng khánh thành không?
• Có văn nghệ chào mừng không?
• Có tổ chức tiệc mừng không?

Nếu câu trả lời là có thì bạn tiếp tục cần đi tìm ý tưởng cho các chương trình một cách cụ thể từ khâu: trang trí, nội dung, dẫn chương trình, thời gian diễn ra làm sao để truyền tải được những giá trị nổi bật nhất của doanh nghiệp.

Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Kịch bản tổ chức lễ khai trương chính là cái sườn để tất cả các chương trình của buổi lễ bám vào. Một kịch bản chi tiết, đầy đủ nội dung sẽ hạn chế tối đa được rủi ro. Nếu bạn vẫn chưa biết phải bắt đầu từ đâu thì hãy để ATOZTour cho bạn một vài gợi ý để khai mào ý tưởng nào!

Nội dung 1: Check – in đón khách mời

Khâu tiếp đón là ấn tượng bạn đầu, tạo thiện cảm cho các khách mời đến tham gia. Do vậy, ban đón tiếp cần phải được chú trọng từ ngoại hình, cách thức sao cho chu đáo nhất.

Cần chuẩn bị

• Số lượng nhân viên tiếp đón: Từ 2 người trở lên
• Setup: Bàn lễ tân, khu vực chụp ảnh lưu niệm

Các bước đón khách mời

• Doanh nghiệp cần bố trí một nhân viên hướng dẫn vị trí đỗ xe, chỉ đường vào khu vực diễn ra buổi lễ
• Tại khu vực cổng địa điểm diễn ra sự kiện, sẽ có ít nhất một nhân viên đứng để tiếp đón khách quan, lấy thông tin khách mời và hướng dẫn khách mời đến khu vực chụp ảnh lưu niệm và sảnh chính của buổi lễ

Nội dung 2: Văn nghệ chào mừng

Văn nghệ chào mừng được diễn ra với mục đích tạo sự hứng khởi, tâm lý vui vẻ, thoải mái cho mọi người tham gia. Các tiết mục sẽ phụ thuộc vào ý tưởng của doanh nghiệp, có thể mời đội múa lân, tiết mục nhảy múa, cá hát sôi động.

Chương trình văn nghệ chỉ nên diễn ra trong khoảng 15 phút với nội dung điều hướng tạo hứng khởi, tăng độ náo nhiệt.

Nội dung 3: Khai mạc chương trình

Sau khi chương trình văn nghệ chào mừng kết thúc, MC xuất hiện và bắt đầu giới thiệu vào nội dung buổi lễ khai mạc. Trong phần này, các bài phát biểu nên được thông báo trước cho người đại diện,  dự trù thời gian cho phép để hạn chế tình trạng bị lố thời gian buổi lễ.

Các bước tiền hành khai mạc chương trình như sau: 

• Giới thiệu các mục chính trong buổi lễ
• Giới thiệu các vị khách mời, đại biểu
• Giới thiệu về doanh nghiệp
• Giới thiệu người đại diện doanh nghiệp lên có bài phát biểu khai mạc chương trình
• Giới thiệu một vị khách mời có tầm ảnh hưởng lên phát biểu và gửi lời chúc đến cho doanh nghiệp

Nội dung 4: Cắt băng khánh thành

Đây là một mục quan trọng không thể thiếu trong tổ chức lễ khai trương. Đây sẽ là bước khởi đầu cho sự phát triển, thăng tiến của doanh nghiệp. Điều hướng nội dung tại mục này cần có sự nghiêm túc, trang trọng,  thêm các hiệu ứng để tăng độ hoành tráng.

Bạn nên chọn ra đội ngũ PG có chiều cao đồng đều, mặc áo dài đỏ hoặc đồng phục công ty với số lượng từ 3 người trở lên.

Cần chuẩn bị:

• Bộ cắt băng khánh thành
• PG bê bộ cắt băng khánh thành
• Pháo điện hoặc pháo giấy chúc mừng
• Rượu chúc mừng

Các bước tiến hành nghi thức cắt băng khánh thành

• MC giới thiệu diễn ra nghi thức cắt băng khánh thành
• PG mang bộ cắt băng di chuyển ra sân khấu chính
• MC mời các vị lãnh đạo, đại biểu có trong danh sách chuẩn bị từ trước bước lên sân khấu
• MC dẫn dắt bắt đầu cắt băng khánh thành, sau khi vừa cắt xong, kỹ thuật sau hậu trường tiến hành nổ pháo điện hoặc pháo giấy để chúc mừng
• PG đưa ly và rượu sâm panh ra sân khấu
• Mc giới thiệu bị lãnh đạo và đại biểu được chỉ định khui sâm panh chúc mừng, rót rượu và nâng lý chúc mừng
• Sau khi cắt băng khánh thành xong, Mc mời các vị đại biểu xuống và tiến hành giới thiệu các chương trình phía sau

Nội dung 5: Giao lưu cùng khách mời

Đa phần trong mỗi buổi lễ khai trường đều có các chương trình cảm ơn đến khách mời đã đến tham gia bằng một bữa tiệc, hay đơn giản hơn là những món quà lưu niệm, voucher. Với những cửa hàng bán các đồ dùng có giá trị không quá cao, có thể tổ chức những mini game với phần thưởng là chính các dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.

Một số nội dung gợi ý trong buổi giao lưu với khách mời:

• Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cho khách mời
• Biểu diễn các tiết mục văn nghệ giao lưu
• Tổ chức mini game, bốc thăm trúng thưởng
• Chụp ảnh kỷ niệm với đối tác, khách mời
• Tham dự vào bữa tiệc

Nội dung 6: Kết thúc chương trình lễ khai trương

Sau khi các hoạt động đã diễn ra xong xuôi, khách mời đã dự tiệc xong, đại diện doanh nghiệp lên có đôi lời phát biểu và gửi lời cảm ơn đến mọi người tham dự. Tiến hành cho đội ngũ lễ tân tiễn khách, tặng quà (nếu có), thu dọn và tổng kết lại buổi lễ cùng nhân viên.

Cách tổ chức lễ khai trương Độc Đáo nhất 2023

Để có được một buổi tổ chức lễ khai trương thành công, tốt đẹp bạn cần phải chuẩn bị mọi thứ thật đầy đủ từ khâu lên ý tưởng, concept, setup, timeline,… Chi tiết các việc cần chuẩn bị như sau:

Chuẩn bị trước ngày khai trương

Bạn hãy dành thời gian ít nhất 1 tháng trước khi buổi lễ khai trương diễn ra để hoàn thành các đồ dùng, thiết bị, dụng cụ, các ấn phẩm in ấn. Nếu nguồn nhân lực của bạn không đủ, hãy chủ động liên hệ đến các đối tác cung cấp dịch vụ tổ chức kiện để được hỗ trợ.

Các việc bạn cần làm như sau: 

• In thiệp mời
• Thiết kế và in ấn các ấn phẩm sử dụng trong sự kiện như: băng rôn, backdrop, standee, photobooth,…
• Liên hệ các đối tác tổ chức sự kiện: MC, nhân sự chạy sự kiện, thiết bị hỗ trợ
• Lên kịch bản chạy chương trình, lời dẫn cho MC

Setup, trang trí, thi công địa điểm diễn ra lễ khai trương

Phụ thuộc vào địa điểm, quy mô, các hạng mục diễn ra trong buổi lễ mà bạn cần lên kế hoạch trang trí, setup cho phù hợp.

Khu vực bên ngoài

• Trang trí khu vực cổng chào
• Lối vào sảnh chính, nên dựng các cột barie thành hàng rào để điều hướng lối đi cho quan khách tham gia
• Chọn vị trí đặt bàn tiếp tân
• Setup khu vực chụp ảnh tại vị trí tiếp đón

Khu vực sân khấu

• Dựng sân khấu cao hơn nền sàn nhà
• Lắp đặt hệ thống ánh sáng, âm thành phù hợp
• Trang trí hoa tươi chúc mừng, treo backdrop, standee, màn hình chiếu, bóng bay,…

Khu vực dưới sân khấu

• Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời tham dự, đặt bảng tên tại những vị trí quan trọng cho các vị đại điển, khách quý
• Chuẩn bị đồ uống cho khách mời tham dự
• Bàn, ghế nên được bọc áo đầy đủ theo màu chủ đạo của doanh nghiệp, sắp xếp ngay ngắn, thẳng hàng, tạo đủ khoáng cách để di chuyển dễ dàng

Timeline chương trình

Quản lý thời gian giữa các tiết mục, chương trình là việc rất quan trọng. Bạn phải phân bổ thời lượng sao cho hợp lý, không tạo cảm giác quá chậm chạc, rời rạc, cũng không nên đẩy chương trình đi quá nhanh.

Nếu như không có quá nhiều thời gian, đừng nên tham lam phần nào cũng muốn, để tất cả không đến nơi, đến chốn, Bạn cần tập trung vào những điểm trọng tâm nhất, hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp.

Ví dụ: Nếu là buổi khai trương hướng đến đối tượng khách mời chính là khách hàng: Hãy tăng trải nghiệm dịch vụ, tăng thời gian giao lưu và các trò chơi, minigame, hạn chế các tiết mục văn nghệ dài dòng.

Hay với những buổi khai trương doanh nghiệp, thương hiệu với những mặt hàng không thông dụng, khách mời là cán bộ, đại biểu quan trọng thì hãy hướng thời gian chính vào mục khai mạc  và cắt băng khánh thành.

Việc dự trù thời gian một cách chi tiết nhất sẽ giúp bạn quản lý được mọi việc, tránh những khoảng trống dư thừa khi tổ chức lễ khai trương.

Phân chia công việc

Hãy đảm bảo rằng, bạn không phải là một người ôm hết tất cả công việc vào người, cần phân chia đồng đều đầu việc cho nhân sự. Đặc biệt là nên có ít nhất 1 buổi training cho nhân viên về cách tiếp đón, vận hành buổi lễ, cách khắc phục sự cố.

Một trong những nhân vật quan trọng không kém đó chính là MC dẫn chương trình. Nếu như tất cả mọi khâu đều chuẩn bị tốt đẹp mà người dẫn không có duyên, không tạo được năng lượng cho người tham gia thì cũng coi như mất đi hiệu quả 50% rồi. Vậy nên hãy chọn một MC thật chuyên nghiệp, duyên dáng nhé!

Với những doanh nghiệp không có nhiều nhân lực, chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện hay tổ chức lễ khai chương quy mô lớn thì nên liên kết với các nhà thầu tổ chức sự kiện. Việc này sẽ giúp bạn hạn chế được những rủi ro xảy ra, cho buổi lễ diễn ra thuận lợi, đẳng cấp hơn.

Như vậy, tổ chức lễ khai trương là bước khởi đầu của một doanh nghiệp, một cửa hàng, chi nhánh mới. Hãy lên một kế hoạch thật chi tiết, đầy đủ, phòng bị mọi rủi ro để có được một buổi lễ thành công, báo điềm tốt chuyện kinh doanh phát triển, gặp nhiều may mắn. Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp ích cho bạn được phần nào trong việc lên kịch bản tổ chức lễ khai trương.

Để nhận được hỗ trợ chi tiết về các cách hoạt động, tổ chức lễ khai trương, bạn hãy liên hệ cho ATOZTour ngay nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0917433888

Website: https://atoztour.com.vn/