TỔ CHỨC HỘI THẢO: QUY TRÌNH, KỊCH BẢN VÀ CHI PHÍ TRỌN GÓI 2023

Tổ chức hội thảo là hoạt động khá phổ biến và thường được diễn ra tại mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Các buổi hội thảo cũng là cơ hội để các thành viên cũng đưa ra ý kiến để giúp phát triển tổ chức ngày một tốt hơn. Vậy cần chuẩn bị những gì để có thể tổ chức một buổi hội thảo thành công? Bài viết sau đây của ATOZTour sẽ chia sẻ đến bạn tất tần tật những thông tin chi tiết về tổ chức hội thảo: quy trình, kịch bản và chi phí trọn gói,… Bạn nhất định đừng bỏ lỡ!

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo có thể được hiểu là một cuộc gặp gỡ hay tụ họp của một nhóm người hay một bộ phận người, để cùng nhau thảo luận và trao đổi về một vấn đề nào đó đang xảy ra mà tất cả mọi người cùng quan tâm. Các chương trình hội thảo thường sẽ diễn ra các cuộc đối thoại, trao đổi, thăm dò và khảo sát ý kiến của các khách hàng hay các thành viên tham gia. Ngoài ra, cũng có các chương trình hội thảo được diễn ra dưới dạng các chương trình chia sẻ kiến thức, hay chia sẻ các kinh nghiệm về ngành nghề,…

Vai trò quan trọng của tổ chức hội thảo

Ngày nay, các chương trình hội thảo ngày càng trở nên phổ biến trong các tổ chức, các doanh nghiệp bởi những giá trị mà nó mang lại. Hãy cùng theo chân ATOZTour để tìm hiểu về vai trò quan trọng của việc tổ chức các chương trình hội thảo bạn nhé!

1. Xây dựng hình ảnh/ thương hiệu

Với bất kì chương trình sự kiện được tổ chức, các doanh nghiệp đều mong muốn qua đó có thể quảng bá được thêm về hình ảnh cũng như thương hiệu của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, cũng không ít các doanh nghiệp xem việc tổ chức hội thảo như một hoạt động thiết yếu trong kế hoạch marketing của họ, giúp họ tăng độ nhân diện đối với khách hàng và đối tác.

Ngoài ra, tại các buổi hội thảo cũng thường được trang trí và setup theo phong cách làm nổi bật thương hiệu của doanh nghiệp. Chính điều này khiến cho các khách mời khi tới tham dự hội thảo sẽ được tiếp cận gần hơn với hình ảnh và văn hóa của doanh nghiệp.

2. Tạo lòng tin cho khách hàng/ đối tác

Các buổi hội thảo diễn ra tốt đẹp thường sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng hoặc các khách mời tham gia. Từ đó sẽ tạo cho khách hàng suy nghĩ thiện cảm về công ty. Giúp khách hàng có thêm lòng tin của công ty, giúp việc kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ trở nên tốt hơn.

3. Quảng bá và giới thiệu về các sản phẩm/ dịch vụ

Các chương trình hội thảo cũng là cơ hội để các công ty quảng bá về các sản phẩm cũng như dịch vụ của doanh nghiệp mình. Mở đầu mỗi buổi hội thảo các công ty sẽ thường chiếu các video hoặc có các bài giới thiệu về công ty cũng như các sản phẩm của họ. Đây cũng là một cách để quảng bá về công ty tới các khách hàng và đối tác.

4. Giải quyết các vấn đề đang tồn đọng

Mục đích chính của các chương trình hội thảo mang tính nội bộ của doanh nghiệp đó là các thành viên cùng nhau thảo luận và đưa ra hướng giải quyết chung. Các buổi hội thảo dạng này thường sẽ xoay quanh đến các vấn đề đang tồn đọng của doanh nghiệp. Các thành phần tham gia hội thảo dạng này thường là những chuyên gia hoặc những người có kiến thức về chuyên môn cao. Cùng nhau đưa ra những hướng giải quyết tốt nhất. Bên cạnh đó cũng muốn lấy ý kiến của tất cả mọi người để đưa ra phương án giải quyết tốt nhất.

Các loại hình thức tổ chức hội thảo

1. Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

Hình thức hội thảo dạng này có thể diễn ra cả trong và ngoài doanh nghiệp. Bạn có thể tổ chức loại hình hội thảo này trong nội bộ công ty. Nhằm mục đích chia sẻ kinh nghiệm làm việc giữa các cá nhân, các đơn vị với nhau. Hoặc ngoài ra, hình thức hội thảo này cũng có thể có sự hiện diện của khách hàng và các đối tác thân thiết. Để có thể cùng nhua trao đổi các phương án kỹ thuật cũng như các phương thức kinh doanh tiến bộ, hiện đại và hiệu quả hơn.

2. Hội thảo giới thiệu dịch vụ/ sản phẩm mới

Đây là hình thức hội thảo khá phổ biến, được tổ chức nhằm mục đích giới thiệu và quảng bá về các sản phẩm cũng như các dịch vụ đang có tại công ty. Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới do doanh nghiệp cung cấp tới công chúng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể truyền tải những ưu thế của mình. Và các thông tin quan trọng khác của sản phẩm đến khách hàng.

3. Hội thảo chuyên ngành

Hình thức hội thảo này thường có sự góp mặt của các chuyên gia chuyên ngành trong một ngành nghề và lĩnh vực cụ thể. Nội dung của buổi hội thảo sẽ chủ yếu tập trung vào những vấn đề mà liên quan trực tiếp đến ngành nghề như các vấn đề gặp phải và phương án khắc phục,…

Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

Mỗi một chương trình hội thảo thường sẽ có những nội dung và chủ đề riêng biệt, từ đó dẫn đến các kịch bản cũng sẽ khác nhau. Chưa kể đến các chương trình thuộc các loại hình hội thảo khác nhau thì cũng sẽ có các kịch bản khác nhau rõ rệt. Dưới đây là một mẫu kịch bản tổ chức hội thảo cực chi tiết mà ATOZTour muốn gợi ý đến ban.

Mở đầu chương trình sẽ là bắt đầu bằng việc lắng nghe MC giới thiệu về buổi hội thảo. Bao gồm các thông tin như: tên nhà tài trợ, giới thiệu các đại biểu, thành viên tham gia, tuyên bố lý do tổ chức chương trình,…)

MC giới thiệu đại diện khách mời lên chia sẻ, khai mạc chương trình.

Nếu buổi hội thảo hướng đến việc giải quyết các vấn đề đang tồn đọng của doanh nghiệp thì bạn sẽ cần một người chủ trì để điều hành toàn bộ chương trình.

Sau phần giới thiệu, MC sẽ mời người chủ trì lên dẫn dắt buổi hội thảo bằng cách đưa ra các vấn đề để tìm hướng giải quyết.

Trong kịch bản chương trình cũng nên bố trí một hoặc vài tiết mục văn nghệ xen kẽ để làm chương trình bớt nhàm chán và thu hút sự chú ý của các đối tượng tham gia.

Sau phần nội dung chính của chương trình, MC sẽ mời đại diện của chương trình lên phát biểu để bế mạc chương trình.

Quy trình các bước tổ chức hội thảo đầy đủ nhất

Bước 1: Xác định chủ đề và mục tiêu của hội thảo

Trước khi bắt đầu vào chương trình chính, bạn cần xác định trước chủ đề mà hội thảo sẽ hướng tới. Bên cạnh đó là mục tiêu của chương trình hội thảo. Dựa vào 2 yếu tố này bạn sẽ xây dựng xuyên suốt nội dung chương trình cho phù hợp với chủ đề đã được đặt ra trước. Việc này sẽ giúp cho chương trình hội thảo của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo

Sau khi có chủ đề cụ thể của chương trình, bạn sẽ tiếp tục lên kế hoạch chi tiết cho chương trình. Bước này sẽ bao gồm các công đoạn nhỏ như:

• Xác định mục tiêu cần phải đạt được của buổi hội thảo
• Xác định các nội dung chính cần được thỏa thuận trong buổi hội thảo. Từ đó xây dựng kịch bản chương trình sao cho phù hợp
• Tham khảo, lựa chọn các địa điểm tổ chức  phù hợp với đối tượng và thời gian
• Lập bảng dự trù kinh phí cho chương trình
• Lập danh sách các khách mời, đối tượng tham gia
• Lên chương trình cụ thể cho buổi hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị các hạng mục cần thiết cho chương trình hội thảo

Sau khi đã lên kế hoạch tổ chức chi tiết, bạn sẽ phải lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị cho buổi hội thảo. Bao gồm các hạng mục như sau:

• Chuẩn bị, setup không gian tổ chức buổi hội thảo, yêu cầu đầy đủ các trang thiết bị cần thiết
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm trong buổi hội nghị như tiệc teabreak, dịch vụ đưa đón (nếu có)
• Liên hệ nhân sự hỗ trợ, đội media truyền thông
• Chuẩn bị đầy đủ các ấn phẩm in ấn, tài liệu cho buổi hội thảo
• Soạn nội dung, thiết kế thư mời và gửi cho khách

Bước 4: Tổ chức chương trình hội thảo

Chương trình hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản chi tiết đã lên. Quá trình diễn ra chương trình sẽ có các nhân sự hỗ trợ, xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo chương trình diễn ra đúng lịch trình.

Bước 5: Sau khi kết thúc chương trình

Sau khi hội thảo kết thúc, nhân sự phụ trách sẽ có nhiệm vụ ghi lại các nội dung quan trọng của cuộc họp. Tổng kết các vấn đề đang gặp phải và phương án giải quyết.

Bên cạnh đó, các công ty và doanh nghiệp cần có các công tác chăm sóc khách hàng và đối tác. Có thể là gửi các món quà tặng nho nhỏ để gây thiện cảm với khách hàng.

Bước 6: Xử lý thông tin của buổi hội thảo

Sau khi nhận thông tin tổng hợp, bạn sẽ phải đánh giá thông tin nội dung nhận được xem có thỏa mãn được mục tiêu đã đề ra hay chưa. Sau đó sẽ cùng trao đổi để đánh giá toàn bộ chương trình và các vấn đề xảy ra.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo 

Đánh giá này sẽ được dựa trên 2 yếu tố như sau:

• Tổng số khách mời tham dự và tổng hợp các ý kiến đóng góp của các thành viên tham dự
• Hiệu quả truyền thông mà chương trình mang lại cho công ty

Chi phí tổ chức hội thảo trọn gói

Chi phí cho một chương trình hội thảo trọn gói thường khá linh hoạt và phụ thuộc vào các loại dịch vụ được cung cấp trong chương trình. Một số hạng mục cần có trong một chương trình hội thảo bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội thảo (có nơi sẽ bao gồm sẵn 1 số hạng mục đi kèm như âm thanh, ánh sáng, màn chiếu máy chiếu,…)
• Chi phí thuê âm thanh/ màn LED,… (trong trường hợp địa điểm không sẵn có hoặc công ty cần loại chất lượng cao hơn)
• Chi phí cho các ấn phẩm in ấn, thiết kế, bao gồm: tài liệu, banner, poster, thiệp mời,…
• Chi phí cho các dịch vụ ăn uống, tiệc tea-break
• Chi phí thuê nhân sự setup, nhân sự hỗ trợ, nhân sự điều hành chương trình,  MC,…
• Bên cạnh đó cũng cần thêm 1 số các chi phí khác như chi phí quà tặng cho khách mời tham dự, chi phí cho các vũ đoàn, ca sĩ biểu diễn hoặc các khoản chi phí dự trù cho các sự việc phát sinh,…

ATOZTour – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Được biết đến là một công ty tổ chức hội nghị, hội thảo uy tin không chỉ tại riêng miền Bắc mà còn ở khắp cả nước, ATOZTour đang dần trở thành cái tên được nhiều khách hàng và đối tác ưu tiên lựa chọn. Cùng điểm qua những thế mạnh vượt trội giúp ATOZTour gây ấn tượng với khách hàng:

• Quy trình làm việc bài bản, nhanh chóng
• Đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, nhiệt tình, chuyên nghiệp, hỗ trợ 24/7
• Có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building, hội nghị, hội thảo,…
• Sở hữu hệ thống kho đồ game và các trang thiết bị vô cùng hiện đại, giá tốt,…

 

Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của ATOZTour về tổ chức hội thảo. ATOZTour mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn và doanh nghiệp tổ chức được những buổi hội thảo thành công và chất lượng.

Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức hội thảo uy tín, hoặc cần thêm bất kỳ thông tin gì về tổ chức hội thảo, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với ATOZTour để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0917433888

Website: https://atoztour.com.vn/